Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa, việc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về kinh doanh đã trở thành một hoạt động phổ biến và cần thiết đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ và thực hiện đúng các thủ tục hải quan. Bài viết dưới đây CTS Logistics sẽ cung cấp chi tiết các thông tin về thủ tục hải quan, quy trình thực hiện cũng như những lỗi thường gặp để giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt nhất. Tham khảo ngay!
Thủ tục hải quan là gì?
Thủ tục hải quan là một tập hợp các quy trình và quy định mà doanh nghiệp phải tuân theo khi thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa qua biên giới quốc gia. Đây là một quy trình hành chính được quy định bởi các cơ quan hải quan nhằm kiểm soát và quản lý việc vận chuyển hàng hóa vào và ra khỏi quốc gia, đảm bảo rằng tất cả các hàng hóa được nhập khẩu hoặc xuất khẩu đều tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Thủ tục hải quan bao gồm các hoạt động như khai báo hải quan, kiểm tra hàng hóa, thông quan và cho phép hàng hóa được vận chuyển tới điểm đích. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng là đầy đủ các thủ tục hải quan để đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng và thuận lợi, tránh được các rủi ro và chi phí không đáng có.
Thủ tục hải quan là gì?
Mục đích của việc thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa
Việc thực hiện thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa có nhiều mục đích quan trọng nhằm đảm bảo sự minh bạch, hợp pháp và hiệu quả trong quá trình thương mại quốc tế. Dưới đây là một số mục đích chính:
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Thực hiện thủ tục hải quan giúp các doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật của quốc gia về xuất nhập khẩu hàng hóa. Điều này giúp ngăn chặn các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại và bảo vệ lợi ích quốc gia.
- Bảo vệ lợi ích kinh tế quốc gia: Thủ tục hải quan giúp kiểm soát lượng hàng hóa ra vào quốc gia, đảm bảo rằng các hàng hóa nhập khẩu không gây hại cho nền kinh tế trong nước và bảo vệ các ngành sản xuất trong nước khỏi sự cạnh tranh không lành mạnh từ hàng hóa nhập khẩu.
- Kiểm soát và đảm bảo chất lượng hàng hóa: Thông qua thủ tục hải quan, cơ quan chức năng có thể kiểm tra chất lượng, xuất xứ và tính an toàn của hàng hóa nhập khẩu, đảm bảo rằng chỉ những sản phẩm đạt tiêu chuẩn mới được phép lưu thông trên thị trường.
- Thu thuế và phí hải quan: Thực hiện thủ tục hải quan giúp nhà nước thu đúng và đủ các loại thuế và phí liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Điều này góp phần tăng nguồn thu ngân sách quốc gia và đảm bảo công bằng trong kinh doanh.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp: Việc tuân thủ đúng các quy trình và quy định hải quan giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý, giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
- Ngăn chặn hàng hóa bất hợp pháp: Thủ tục hải quan giúp kiểm soát và ngăn chặn việc nhập khẩu và xuất khẩu các mặt hàng cấm hoặc hạn chế, bảo vệ sức khỏe cộng đồng và môi trường.
Như vậy, việc thực hiện thủ tục hải quan không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả doanh nghiệp và quốc gia, đảm bảo hoạt động thương mại quốc tế diễn ra minh bạch, hiệu quả và bền vững.
Mục đích của việc thực hiện thủ tục hải quan
Hồ sơ làm thủ tục hải quan bao gồm những gì?
Hồ sơ làm thủ tục hải quan là một phần quan trọng trong quy trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Hồ sơ làm thủ tục hải quan thường bao gồm các giấy tờ sau:
Tờ khai hải quan
Đây là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan, chứa đựng tất cả thông tin chi tiết về lô hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu. Tờ khai hải quan bao gồm các thông tin như mã số thuế của doanh nghiệp, thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu, chi tiết về hàng hóa (tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá), điều kiện giao hàng và phương thức vận chuyển. Tờ khai hải quan thường được khai báo qua hệ thống thông quan điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ thể hiện giá trị giao dịch giữa người bán và người mua. Nó bao gồm các thông tin quan trọng như tên và địa chỉ của người bán và người mua, mô tả chi tiết về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị), điều kiện giao hàng (Incoterms), và các điều khoản thanh toán. Hóa đơn thương mại giúp xác định trị giá hàng hóa để tính thuế và các khoản phí liên quan.
Phiếu đóng gói (Packing List)
Phiếu đóng gói cung cấp thông tin chi tiết về cách thức đóng gói hàng hóa, bao gồm số lượng, khối lượng, kích thước và nội dung của từng kiện hàng. Điều này giúp hải quan kiểm tra và đối chiếu hàng hóa dễ dàng hơn, đảm bảo rằng tất cả các kiện hàng được vận chuyển đúng theo khai báo.
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn là chứng từ vận chuyển do hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển cấp, xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận và sẽ được vận chuyển tới điểm đích. Vận đơn chứa các thông tin như tên người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng. Vận đơn có thể là vận đơn gốc (original) hoặc vận đơn điện tử (e-B/L), tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên.
Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Chứng từ này xác nhận nguồn gốc của hàng hóa, thường do phòng thương mại hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp. Chứng nhận xuất xứ CO không chỉ giúp xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa mà còn giúp doanh nghiệp hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).
Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Đối với một số loại hàng hóa đặc thù, doanh nghiệp cần có giấy phép nhập khẩu do các cơ quan quản lý chuyên ngành cấp. Ví dụ, hàng hóa y tế, thực phẩm, hóa chất, v.v., cần có giấy phép từ Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn hoặc Bộ Công Thương. Giấy phép nhập khẩu giúp kiểm soát chặt chẽ và đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng.
Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng, kiểm dịch (nếu có)
Một số hàng hóa cần phải có chứng từ kiểm tra chất lượng, kiểm dịch động vật, thực vật hoặc kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm trước khi được phép thông quan. Chứng từ này thường do các cơ quan chuyên ngành cấp sau khi kiểm tra và đánh giá hàng hóa.
Việc có chứng từ kiểm tra chất lượng giúp đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn và quy định của quốc gia nhập khẩu, ngăn chặn rủi ro về sức khỏe và an toàn cho người tiêu dùng.
Các chứng từ khác
Tùy theo yêu cầu của hải quan và loại hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm các giấy tờ khác như giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, giấy tờ hải quan quá cảnh, hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán, v.v. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này sẽ giúp quá trình làm thủ tục hải quan diễn ra suôn sẻ, tránh được các rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có.
Hồ sơ làm thủ tục hải quan
Chi tiết quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa
Bước 1. Xác định loại hàng hóa cần xuất nhập khẩu
Bước đầu tiên trong quy trình làm thủ tục hải quan là xác định chính xác mã HS Code của hàng hóa mà doanh nghiệp muốn xuất nhập khẩu theo đúng quy định của hải quan. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp xác định mức thuế phải nộp mà còn tránh được những rắc rối không đáng có và đảm bảo quy trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ. Đây là bước nền tảng để xây dựng hồ sơ hải quan chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thông quan.
Ví dụ, nếu hàng hóa doanh nghiệp muốn xuất nhập khẩu thuộc danh mục hàng nhập khẩu có điều kiện, cần kiểm tra chuyên ngành hoặc công bố hợp quy, thì doanh nghiệp phải xin giấy phép trước khi làm thủ tục hải quan. Trái lại, nếu hàng hóa thuộc danh mục hàng thông thường, doanh nghiệp có thể chuyển sang các bước tiếp theo mà không cần lưu ý đặc biệt nào khác.
Bước 2. Chuẩn bị và kiểm tra lại bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan
Sau khi đã xác định được loại hàng hóa cũng như mã HS Code của hàng hóa cần xuất nhập khẩu, bước tiếp theo doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan đầy đủ và chính xác. Thông tin chi tiết các chứng từ cần có trong bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan CTS Logistics đã chia sẻ bên trên. Doanh nghiệp cần chuẩn bị và kiểm tra lại kỹ lưỡng các chứng từ này để đảm bảo không có sai sót nào, tránh gây ra sự chậm trễ hoặc bị từ chối thông quan.
Bước 3. Thực hiện khai báo và truyền tờ khai hải quan
Sau khi hồ sơ đã chuẩn bị xong, doanh nghiệp sẽ thực hiện khai báo và truyền tờ khai hải quan trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS). Việc khai báo này bao gồm việc nhập các thông tin về hàng hóa, giá trị, số lượng, và các thông tin liên quan khác vào hệ thống. Sau khi hoàn thành việc khai báo, doanh nghiệp sẽ nhận được mã số tờ khai hải quan.
Doanh nghiệp cần lưu ý đây là một bước quan trọng trong quy trình làm thủ tục hải quan, cần thật sự cẩn thận vì bất kỳ sai sót nào trong khai báo cũng có thể dẫn đến việc bị phạt hoặc trì hoãn trong quá trình thông quan.
Bước 4. Phân luồng hải quan hàng hóa
Sau khi doanh nghiệp hoàn thành khai báo và truyền tờ khai hải quan, cơ quan hải quan sẽ tiến hành phân luồng hàng hóa để xác định mức độ kiểm tra cần thiết. Thường bao gồm ba luồng chính:
- Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay lập tức mà không cần kiểm tra chi tiết. Đây là luồng thuận lợi nhất cho doanh nghiệp, thường áp dụng cho các lô hàng có lịch sử tốt và hồ sơ minh bạch.
- Luồng vàng: Hàng hóa cần kiểm tra hồ sơ, chứng từ trước khi thông quan. Cơ quan hải quan sẽ xem xét các giấy tờ liên quan để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của thông tin khai báo. Nếu tất cả giấy tờ đều đúng và đầy đủ, hàng hóa sẽ được thông quan
- Luồng đỏ: Hàng hóa cần kiểm tra chi tiết cả hồ sơ và thực tế. Cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra vật lý hàng hóa để xác định tính hợp pháp và tuân thủ quy định. Việc kiểm tra này có thể bao gồm việc mở container, kiểm tra từng kiện hàng hoặc lấy mẫu để kiểm tra chất lượng.
Việc phân luồng này giúp cơ quan hải quan kiểm soát tốt hơn và đảm bảo an ninh, an toàn cho hàng hóa nhập khẩu.
Bước 5. Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác
Sau khi hàng hóa được phân luồng và kiểm tra (nếu cần), doanh nghiệp cần nộp các loại thuế và phí liên quan để hoàn tất thủ tục thông quan. Các nghĩa vụ tài chính bao gồm:
- Thuế nhập khẩu: Tùy thuộc vào loại hàng hóa và mã HS Code, mức thuế nhập khẩu có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần tính toán chính xác số tiền thuế phải nộp dựa trên giá trị hàng hóa và thuế suất áp dụng.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Thường là 10% đối với hầu hết các loại hàng hóa nhập khẩu. Thuế VAT được tính trên tổng giá trị hàng hóa bao gồm cả thuế nhập khẩu.
- Các loại phí khác (nếu có): Bao gồm phí kiểm dịch, phí bảo hiểm, phí lưu kho, phí làm thủ tục hải quan và các loại phí khác liên quan đến quá trình nhập khẩu.
Việc nộp đầy đủ và đúng hạn các khoản thuế và phí này là yêu cầu bắt buộc để hàng hóa được thông quan. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại ngân hàng hoặc qua các kênh thanh toán điện tử do cơ quan hải quan chấp nhận.
Bước 6. Thông quan và chuyển hàng tới điểm đích
Sau khi đã hoàn thành tất cả các thủ tục và nghĩa vụ tài chính, cơ quan hải quan sẽ cấp phép thông quan cho lô hàng. Doanh nghiệp sẽ nhận quyết định thông quan và chuẩn bị các phương tiện phù hợp để vận chuyển hàng về địa điểm kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không có phương tiện, có thể thuê các công ty vận chuyển trung gian hỗ trợ. Lưu ý, lựa chọn các công ty uy tín để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tránh trường hợp hư hỏng hoặc mất mát.
Quy trình làm thủ tục hải quan
Các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan
Làm thủ tục hải quan là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp phải các lỗi trong quá trình này, dẫn đến việc kéo dài thời gian thông quan và phát sinh chi phí không mong muốn. Dưới đây là các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan mà doanh nghiệp cần tránh:
Thiếu hoặc sai sót trong hồ sơ
Một trong những lỗi phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải là thiếu hoặc sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan. Nhiều doanh nghiệp không nắm rõ danh mục các giấy tờ cần nộp, dẫn đến việc thiếu sót các chứng từ quan trọng như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, v.v.
Ngoài ra, các lỗi sai về thông tin như sai mã HS, sai thông tin người xuất khẩu hoặc nhập khẩu, sai mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, trị giá hàng hóa cũng là những lỗi phổ biến. Sai sót này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc bị yêu cầu sửa đổi, gây mất thời gian và chi phí.
Khai báo không chính xác mã HS Code
Khai báo mã HS không chính xác là một lỗi nghiêm trọng khác. Việc khai báo mã HS không đúng có thể dẫn đến việc áp sai mức thuế suất, bị truy thu thuế hoặc bị xử phạt hành chính. Mã HS xác định loại hàng hóa và mức thuế áp dụng, vì vậy việc khai báo chính xác là vô cùng quan trọng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý là mã HS có thể thay đổi theo thời gian do cập nhật từ hệ thống quản lý hải quan quốc tế. Doanh nghiệp không theo dõi và cập nhật kịp thời sẽ dẫn đến việc sử dụng mã HS cũ, không còn hiệu lực.
Không nộp đầy đủ thuế và phí
Thiếu thuế hoặc nộp chậm là một lỗi phổ biến khác mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Doanh nghiệp không nộp đủ thuế nhập khẩu, thuế VAT hoặc các loại phí khác có thể bị xử phạt, bị truy thu thuế hoặc hàng hóa bị giữ lại tại cảng.
Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp không nắm rõ các khoản phí phát sinh khác như phí kiểm dịch, phí bảo hiểm, phí lưu kho, có thể dẫn đến việc không nộp đủ các khoản này và gặp rắc rối trong quá trình thông quan.
Chưa hiểu rõ quy trình và quy định hải quan
Thiếu kiến thức về quy trình làm thủ tục hải quan có thể dẫn đến việc thực hiện sai các bước, thiếu hồ sơ hoặc không biết cách xử lý khi gặp vấn đề phát sinh. Đối với một số loại hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành hoặc công bố hợp quy, nếu doanh nghiệp không chuẩn bị trước các giấy tờ này có thể khiến hàng hóa bị giữ lại hoặc từ chối thông quan.
Sử dụng dịch vụ khai báo hải quan không uy tín
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp mới hoặc chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thường mắc sai lầm khi chọn đại lý hải quan không đủ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn. Những đại lý này có thể không nắm rõ các quy định hiện hành, dẫn đến việc khai báo sai, thiếu sót hồ sơ hoặc không nộp đúng hạn các khoản thuế, phí. Điều này không chỉ làm kéo dài thời gian thông quan mà còn có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải chịu các khoản phạt không mong muốn.
Lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan
Kết luận
Thủ tục hải quan là một phần không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và tài chính, mà còn đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp các doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về thủ tục hải quan và chuẩn bị tốt hơn cho quá trình nhập khẩu hàng hóa của mình. Nếu doanh nghiệp cần nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam, đừng quên liên hệ CTS Logistics để được hỗ trợ tốt nhất!
THÔNG TIN LIÊN HỆ CTS GROUP
Hotline: 0974.33.1688
Website: https://ctsgroup.vn/
Email: ctsgroup.vn@gmail.com
Fanpage: https://www.facebook.com/ctsgroup25
Địa chỉ: Số 67, đường số 23, KĐT Thành phố Giao Lưu, 234 Phạm Văn Đồng, Hà Nội
